Kineo Energy & Facility S.r.l.

 

 

 

 

Whistleblowing Policy

Protocollo operativo ai sensi del d.lgs. 10 marzo 2023, n. 24, recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”

 

 

 

 

 

 

 

Edizione 01 - [31.07.2023]

 

 

 

INDICE

SEZIONE I _3

AMBITO OGGETTIVO DI APPLICAZIONE_3

Le violazioni oggetto della segnalazione_3

Le violazioni non soggette alle tutele previste per la segnalazione_4

AMBITO SOGGETTIVO DI APPLICAZIONE_4

Enti di diritto privato tenuti a predisporre e attuare le misure di tutela per chi segnala_4

Soggetti segnalanti_5

SEGNALAZIONE_7

Elementi della segnalazione_7

Segnalazioni ordinarie o effettuate a un soggetto non competente_9

Comunicazioni delle ritorsioni ad ANAC_9

Segnalazione esterna ad ANAC_10

Divulgazione pubblica_11

Denuncia all’autorità giudiziaria_12

Trattamento dei dati personali_12

 

SEZIONE II_14

TUTELE PER IL SEGNALANTE_14

La tutela della riservatezza del segnalante_14

La tutela da eventuali ritorsioni_15

Il divieto di rinunce e transazioni_16

Le condizioni per l’applicazione della tutela dalle ritorsioni_17

La protezione dalle ritorsioni_17

Limitazioni di responsabilità per chi segnala, denuncia o effettua divulgazioni pubbliche_18

Reati non configurabili se opera la scriminante nei casi di diffusione di informazioni_19

Modalità di accesso lecite/illecite alle informazioni segnalate o ai documenti che le contengono_19

Condizioni perché la scriminate operi anche nei casi di compimento di comportamenti, atti od omissioni_19

Misure di sostegno_19

Disposizioni finali_20

 

SEZIONE I

 

1. AMBITO OGGETTIVO DI APPLICAZIONE

Il d.lgs. 24/2023 (d’ora innanzi il “Decreto”) disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.

 

1. 1. Le violazioni oggetto della segnalazione:

 

Ai sensi dell’art. 2 del Decreto sono da considerare “violazioni” quei comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato e che consistono in:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali che non rientrano nei numeri 3), 4), 5) e 6);
• condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti, che non rientrano nei numeri 3), 4), 5) e 6);
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nell’allegato al Decreto ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nell’allegato al Decreto, relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione di cui all’art. 325 T.F.U.E. specificati nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all’art. 26, par. 2, del T.F.U.E., comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori indicati nei numeri 3), 4) e 5);
• le comunicazioni ad ANAC delle ritorsioni che coloro che hanno effettuato segnalazioni, denunce o divulgazioni pubbliche ritengono di aver subito nel proprio contesto lavorativo.

 

Sono oggetto di segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia le informazioni sulle violazioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato. Le informazioni possono riguardare:

• le violazioni commesse;
• le violazioni non ancora commesse, che il whistlebower, ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti;
• gli elementi che riguardano condotte volte a occultare le violazioni (es. occultamento o distruzione di prove circa la commissione della violazione).

 

1. 2. Le violazioni non soggette alle tutele previste per la segnalazione:

 

Ai sensi dell’art. 1, c. 2, il Decreto non si applica:

• alle contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate;
• alle segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o atti nazionali indicati nella parte II dell’allegato al Decreto ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nella parte II dell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II del predetto allegato;
• alle segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea;
• le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché di informazioni acquisite sulla sola base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd. voci di corridoio);
• le irregolarità nella gestione od organizzazione dell’attività.

 

2. AMBITO SOGGETTIVO DI APPLICAZIONE

 

1. 1. Enti di diritto privato tenuti a predisporre e attuare le misure di tutela per chi segnala:

 

Il Decreto include gli enti di diritto privato tra quelli tenuti a predisporre e attuare le misure di tutela per chi segnala, effettua una divulgazione pubblica o denuncia illeciti: si tratta di un’ampia categoria di enti specificamente individuati con riferimento a diversi criteri, relativi alla consistenza del personale, all’adozione o meno del Modello Organizzativo e Gestionale ex d.lgs. 231/2001, nonché allo svolgimento di attività nei settori disciplinati dal diritto dell’UE.

Si riportano nel dettaglio le tipologie di enti del settore privato tenute alla disciplina in materia di protezione del segnalante:

• Soggetti che hanno impiegato nell’ultimo anno la media di almeno cinquanta lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato (art. 2, lett. q), n. 1);
• Soggetti che pur non avendo impiegato nell’ultimo anno la media di almeno cinquanta lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, tuttavia, rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione (vedi parti I.B e II dell’allegato 1 del Decreto), nel settore dei servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, tutela dell’ambiente e sicurezza dei trasporti (art. 2, co. 1, lett. q), n. 2);
• Altri enti di diritto privato che, diversi dai quelli indicati al citato art. 2, co. 1, lett. q) n. 2, rientrano nell’ambito di applicazione del d.lgs. n. 231/2001 e adottano modelli di organizzazione e gestione ivi previsti, se nell’ultimo anno hanno impiegato la media di almeno cinquanta lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato;
• Altri enti del settore privato che, diversi da quelli indicati al citato art. 2, co. 1, lett. q) n. 2, rientrano nell’ambito di applicazione del d.lgs. 231/2001, adottano modelli di organizzazione e gestione ivi previsti, ma nell’ultimo anno non hanno raggiunto la media di almeno cinquanta lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato. Tali soggetti sono tenuti a osservare le disposizioni sul Whistleblowing, anche se impiegano meno di cinquanta dipendenti, ma solo se adottano i modelli di organizzazione e gestione già previsti dall’art. 6 del d.lgs. n. 231/2001.

 

Vale precisare che, per il calcolo della media annua dei lavoratori impiegati negli enti del settore privato, occorre far riferimento all’ultimo anno solare precedente a quello in cui avviene la segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia.

 

Kineo Energy & Facility S.r.l. rientra nell’ambito soggettivo di applicazione del Decreto, in quanto ente privato riconducibile alle ipotesi di cui ai nr. 1) e 3).

 

2.2. Soggetti segnalanti:

 

Si riportano nel dettaglio le categorie di lavoratori del settore privato cui sono riconosciute le tutele previste dalla nuova disciplina:

• Lavoratori subordinati di Kineo Energy & Facility S.r.l., ivi compresi i lavoratori il cui rapporto di lavoro è disciplinato dal d.lgs. n. 81/2015 (es. rapporti di lavoro a tempo parziale, intermittente, tempo determinato, somministrazione, apprendistato, lavoro accessorio); e i lavoratori che svolgono prestazioni occasionali (il cui rapporto di lavoro è disciplinato dall’art. 54bis del d.l. n. 50/2017, convertito con modificazioni dalla l. n. 96/2017);
• Lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso Kineo Energy & Facility S.r.l., ivi compresi i lavoratori autonomi indicati al capo I della l. n. 81/2017. Si tratta dei lavoratori con rapporti di lavoro autonomi disciplinati dal Titolo III del Libro V del codice civile, ivi inclusi i contratti d’opera di cui all’art. 2222 del medesimo c.c. (es. i lavoratori autonomi che esercitano le professioni intellettuali per l’esercizio delle quali è necessaria l’iscrizione in appositi albi o elenchi come psicologi, architetti, geometri etc.);
• Titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’art. 409 c.p.c. con Kineo Energy & Facility S.r.l., ovvero i rapporti di agenzia, di rappresentanza commerciale e altri rapporti di collaborazione che si concretino in una prestazione di opera continuativa e coordinata, prevalentemente personale, anche se non a carattere subordinato (es. avvocati, ingegneri, assistenti sociali che prestano la loro attività lavorativa per un soggetto del settore privato organizzandola autonomamente);
• Titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’art. 2 del d.lgs. n. 81/2015 con Kineo Energy & Facility S.r.l. Si tratta delle collaborazioni organizzate dal committente che si concretino in prestazioni di lavoro esclusivamente personali e continuative, le cui modalità di esecuzione siano organizzate dal committente anche con riferimento “ai tempi e al luogo di lavoro” (c.d. “eteroorganizzazione”);
• Liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività per Kineo Energy & Facility S.r.l. e che potrebbero trovarsi in una posizione privilegiata per segnalare le violazioni di cui sono testimoni;
• Volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso Kineo Energy & Facility S.r.l.;
• Azionisti persone fisiche che detengono azioni di Kineo Energy & Facility S.r.l.;
• Persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso Kineo Energy & Facility S.r.l. Si tratta di soggetti collegati in senso ampio all’organizzazione nella quale la violazione si verifica e nella quale esercitano alcune funzioni, anche in assenza di una regolare investitura (es. componenti dei Consigli di amministrazione, anche senza incarichi esecutivi, oppure dei componenti degli Organismi di vigilanza);
• Lavoratori o collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore privato che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di Kineo Energy & Facility S.r.l., ma che di fatto rientrano nelle tipologie sopra indicate.
• La tutela si applica non solo se la segnalazione, la denuncia o la divulgazione pubblica avvenga in costanza del rapporto di lavoro o di altro tipo di rapporto giuridico, ma anche durante il periodo di prova e anteriormente (ad esempio, nella fase precontrattuale) o successivamente alla costituzione del rapporto giuridico.

 

Sono altresì soggetti all’ambito applicativo del Decreto quei soggetti diversi dal segnalante che, tuttavia, potrebbero essere destinatari di ritorsioni, intraprese anche indirettamente, in ragione del ruolo assunto nell’ambito del processo di segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia e/o del particolare rapporto che li lega al segnalante o denunciante. Si tratta nel dettaglio delle seguenti figure:

• Facilitatore ovvero la persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata. La norma, utilizzando il termine “assistenza”, fa riferimento a un soggetto che fornisce consulenza e sostegno al segnalante. Inoltre, si tratta di un soggetto operante nel medesimo contesto lavorativo del segnalante (es. il collega di un ufficio diverso da quello di appartenenza del segnalante che assiste quest’ultimo nel processo di segnalazione in via riservata, cioè senza divulgare le notizie apprese; un collega che riveste anche la qualifica di sindacalista se assiste il segnalante in suo nome e per suo conto, senza spendere la sigla sindacale. Si precisa che se, invece, assiste il segnalante utilizzando la sigla sindacale, lo stesso non riveste il ruolo di facilitatore. In tal caso resta ferma l’applicazione delle disposizioni in tema di consultazione dei rappresentanti sindacali e di repressione delle condotte antisindacali di cui alla l. n. 300/1970);
• Persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante ovvero persone legate da una rete di relazioni sorte in ragione del fatto che esse operano, o hanno operato in passato, nel medesimo ambiente lavorativo del segnalante o denunciante (es. colleghi, excolleghi, collaboratori). Presupposto per l’applicazione delle tutele in questo caso è l’esistenza di uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado con il segnalante stesso. Se non sussistono dubbi circa il legame di parentela che deve essere entro il quarto grado, più incerta appare la definizione di stabile legame affettivo: si ritiene che tale espressione potrebbe far riferimento in primis a coloro che hanno un rapporto di convivenza con il segnalante e, in linea con la ratio di estendere il più possibile la tutela avverso le ritorsioni, si ritiene che la nozione di stabile legame affettivo possa intendersi non solo come convivenza in senso stretto, bensì anche come rapporto di natura affettiva caratterizzato da una certa stabilità sia sotto il profilo temporale che sotto il profilo di condivisione di vita (es. collega (o ex collega) del segnalante che tuttavia intrattiene con lo stesso una relazione affettiva anche se la stessa non si concretizza in una vera e propria condivisione della stessa abitazione);
• Colleghi di lavoro con rapporto abituale e corrente con il segnalante ovvero coloro che lavorano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante, divulgatore o denunciante e hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente. Diversamente da quanto visto sopra con riferimento alle persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante, nel caso di colleghi di lavoro il legislatore ha previsto che si tratti di coloro che, al momento della segnalazione, lavorano con il segnalante. Anche in dette ipotesi per rendere applicabili le tutele, tuttavia, non è sufficiente lo svolgimento di attività lavorativa nel medesimo contesto lavorativo del segnalante. A tale requisito deve accompagnarsi l’intrattenere un rapporto “abituale e corrente” con lo stesso segnalante. La norma si riferisce, quindi, a rapporti che non siano meramente sporadici, occasionali, episodici ed eccezionali ma presenti, sistematici e protratti nel tempo, connotati da una certa continuità tale da determinare un rapporto di “comunanza”, di amicizia fra le parti. In tali casi quindi ci si riferisce solo alle attività che vengono svolte nel presente e non anche a quelle passate;
• Enti di proprietà di chi segnala, denuncia o effettua una divulgazione pubblica o per i quali dette persone lavorano e gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo di tali soggetti. Si tratta, in particolare:

1. enti di proprietà del segnalante, da intendersi in senso ampio ricomprendendo quindi sia i casi in cui un soggetto è titolare di un ente in via esclusiva, sia in compartecipazione maggioritaria con terzi;
2. enti presso i quali il segnalante, denunciante o chi effettua una divulgazione pubblica lavora, pur non essendone proprietario (es. la situazione in cui il dipendente di un’impresa che effettua un servizio di fornitura per un’amministrazione/ente segnali o denunci una violazione avvenuta in quest’ultimo);
3. enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica, anche se non di proprietà dello stesso ovvero enti, sia del settore pubblico che privato, che non hanno un vero e proprio legame diretto con il segnalante né sotto il profilo della proprietà né in quanto quest’ultimo vi presti lavoro o servizio, bensì un legame indiretto che può essere rintracciato nella circostanza per cui tali enti rientrano nel contesto lavorativo dello stesso.

 

 

3. SEGNALAZIONE

 

1. 1. Elementi della segnalazione:

 

La segnalazione deve essere il più possibile circostanziata, al fine di consentire la valutazione dei fatti da parte dei soggetti competenti a ricevere e gestire le segnalazioni in Kineo Energy & Facility S.r.l. nonché da parte di ANAC.

In particolare, è necessario che dalla segnalazione risultino chiare:

• se si tratta di “segnalazione ordinaria” o di “whistleblowing”, quindi di segnalazione per la quale si intende mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele previste dal Decreto;
• le generalità del segnalante, a meno che non si preferisca effettuare segnalazione anonima (vedi punto 3.2);
• eventuali recapiti del segnalante per essere contattato in via riservata;
• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
• la descrizione del fatto;
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati;
• ogni altra informazione, osservazione o commento ritenuta utile a riscontrare i fatti segnalati.

 

È utile allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

 

1. 2. Segnalazione anonima:

 

Le segnalazioni da cui non è possibile ricavare l’identità del segnalante sono considerate anonime.

 

Le segnalazioni anonime, ove circostanziate, per ANAC sono equiparate a segnalazioni ordinarie e in tal caso considerate nei propri procedimenti di vigilanza “ordinari”. Kineo Energy & Facility S.r.l. considera le segnalazioni anonime ricevute tramite canali interni alla stregua di segnalazioni ordinarie.

 

In ogni caso, il segnalante o il denunciante anonimo, successivamente identificato, che ha comunicato ad ANAC di aver subito ritorsioni può beneficiare della tutela che il decreto garantisce a fronte di misure ritorsive. Pertanto, Kineo Energy & Facility S.r.l. è tenuta a registrare le segnalazioni anonime ricevute e conservare la relativa documentazione non oltre cinque anni decorrenti dalla data di ricezione di tali segnalazioni, rendendo così possibile rintracciarle, nel caso in cui il segnalante, o chi abbia sporto denuncia, comunichi ad ANAC di aver subito misure ritorsive a causa di quella segnalazione o denuncia anonima.

 

1. 3. Canale interno di segnalazione e soggetto affidatario dei compiti di gestione della segnalazione:

 

Kineo Energy & Facility S.r.l. ha attivato apposito canale interno per la trasmissione e la gestione delle segnalazioni. In particolare, sentite le rappresentanze sindacali di cui all’art. 51 d.lgs. 81/2015, Kineo Energy & Facility S.r.l. ha attivato un canale di segnalazione tramite la piattaforma “Legality Whistleblowing”, accessibile al seguente indirizzo web: http://kineofacility.segnalazioni.net. Tale canale di segnalazione interna garantisce, tramite strumenti di crittografia, la riservatezza:

• della persona segnalante;
• del facilitatore;
• della persona coinvolta o comunque menzionata nella segnalazione;
• del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

 

La segnalazione, inoltre, potrà essere effettuata direttamente all’OdV per posta (come riportato sul sito web istituzionale nella sezione dedicata alle segnalazioni whistleblowing) per una segnalazione diretta o per una richiesta di appuntamento da fissare entro un termine ragionevole. Anche questa modalità di segnalazione è soggetta alle tutele previste dal Decreto. Il plico sigillato in busta chiusa, con l’indicazione che si tratta di segnalazione whistleblowing, deve essere spedito alla c.a. dell’Avv. Giovanna Amato, c/o IOOS Studio Legale e Tributario, Largo Adolph Kolping 2, 39100 Bolzano.

 

Il canale interno di Kineo Energy & Facility S.r.l. per la gestione della segnalazione è affidato all’Organismo di Vigilanza di Kineo Energy & Facility S.r.l., che  gestisce la segnalazione in conformità di quanto previsto dal Decreto. In particolare, l’OdV di Kineo Energy & Facility S.r.l.:

• rilascia al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
• mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante;
• dà un corretto seguito alle segnalazioni ricevute;
• fornisce un riscontro al segnalante.

 

In particolare, dare un corretto seguito alla segnalazione implica, nel rispetto di tempistiche ragionevoli e della riservatezza dei dati, una valutazione sulla sussistenza dei requisiti essenziali della segnalazione per valutarne l’ammissibilità e poter quindi accordare al segnalante le tutele previste. Per la valutazione dei suddetti requisiti, l’OdV potrà utilizzare i seguenti criteri:

• segnalazione rientrante tra i casi esclusi dall’applicazione del Decreto (art. 1, c. 2);
• manifesta infondatezza per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare ulteriori accertamenti;
• accertato contenuto generico della segnalazione di illecito tale da non consentire la comprensione dei fatti ovvero segnalazione di illeciti corredata da documentazione non appropriata o inconferente.

 

Ove quanto segnalato non sia adeguatamente circostanziato, l’OdV potrà sempre richiedere al segnalante elementi integrativi per mezzo del canale a ciò dedicato o anche di persona, ove il segnalante abbia richiesto un incontro diretto.

 

Ritenuta l’ammissibilità della segnalazione, l’OdV avvia l’istruttoria interna sui fatti segnalati al fine di vagliarne la sussistenza. All’esito dell’istruttoria, l’OdV dovrà dare riscontro delle misure adottate o da adottare per dare seguito alla segnalazione e dei motivi della scelta effettuata. La persona segnalante deve essere informata dell’esito dell’istruttoria entro il termine di tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

 

 

1. 4. Segnalazioni ordinarie o effettuate a un soggetto non competente:

 

Al fine di beneficare delle tutele previste dal Decreto, le segnalazioni devono essere effettuate utilizzando esclusivamente il canale interno di segnalazione secondo quanto previsto dal punto 3.3 della presente Procedura. Diversamente, la stessa deve considerarsi “segnalazione ordinaria”.

 

Qualora la segnalazione interna sia presentata a un soggetto diverso dall’OdV di Kineo Energy & Facility S.r.l., la segnalazione deve essere trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, all’Organismo medesimo, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.

 

Si precisa che l’OdV di Kineo Energy & Facility S.r.l., così come l’eventuale superiore gerarchico cui la segnalazione ordinaria è indirizzata, potranno comunque prendere in considerazione e valutare le segnalazioni ordinarie effettuate con modalità diverse rispetto a quanto previsto al punto 3.3. Tuttavia, in tali casi, il segnalante non potrà beneficiare delle tutele previste dal Decreto.

 

 

1. 5. Comunicazioni delle ritorsioni ad ANAC:

 

Il segnalante può comunicare ad ANAC le ritorsioni che ritiene di aver subito a causa della segnalazione, denuncia o divulgazione pubblica effettuata.

 

Tra i soggetti che possono comunicare ad ANAC rientrano anche coloro che avendo un legame qualificato con il segnalante, denunciate o divulgatore pubblico subiscono ritorsioni in ragione di detta connessione (es. facilitatori, persone del medesimo contesto lavorativo, colleghi di lavoro, e anche soggetti giuridici nei casi in cui siano enti di proprietà del segnalante, denunciate, divulgatore pubblico o enti in cui lavora o enti che operano nel medesimo contesto lavorativo).

 

Sono escluse dalla possibilità di segnalare ad ANAC, le organizzazioni sindacali maggiormente rappresentative. Resta fermo che i rappresentanti sindacali beneficiano, in quanto tali, della possibilità di comunicare ad ANAC ritorsioni, sia se esse sono conseguenza di una segnalazione, denuncia, divulgazione pubblica dagli stessi effettuata in qualità di lavoratori, sia se assumono il ruolo di facilitatori, non spendendo la sigla sindacale, e quindi subiscono ritorsioni per aver fornito consulenza e sostegno alla persona segnalante, denunciate o che ha effettuato una divulgazione pubblica.

 

Il segnalante deve fornire ad ANAC elementi oggettivi dai quali sia possibile dedurre la consequenzialità tra segnalazione, denuncia, divulgazione pubblica effettuata e la lamentata ritorsione.

 

Le comunicazioni di ritorsioni devono essere trasmesse esclusivamente ad ANAC per gli accertamenti che la legge le attribuisce e per l’eventuale irrogazione della sanzione amministrativa al responsabile. Solo in questo caso si applicano le tutele previste dal Decreto, prime fra tutte la riservatezza.

 

In ogni caso, qualora Kineo Energy & Facility S.r.l. fosse per errore destinataria di una comunicazione di ritorsione, essa è tenuta a garantire la riservatezza dell’identità della persona che l’ha inviata e a trasmetterla ad ANAC, dando contestuale notizia di tale trasmissione al soggetto che ha effettuato la comunicazione.

 

Le modalità di presentazione delle comunicazioni delle ritorsioni ad ANAC sono disciplinate dalle “Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali – procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne”, consultabili sul sito dell’Autorità (https://www.anticorruzione.it/).

 

È possibile trovare il collegamento ipertestuale al sito dell’Autorità, al fine di procedere alla comunicazione delle ritorsioni ad ANAC direttamente sul sito internet di Kineo Energy & Facility S.r.l.

 

 

1. 6. Segnalazione esterna ad ANAC:

Al ricorrere di determinate condizioni espressamente previste dal Decreto, il segnalante potrà rivolgersi ad ANAC utilizzando un canale esterno di segnalazione. L’ANAC è competente ad attivare e gestire detto canale, garantendo – anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia – la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

 

In particolare, la persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna se, al momento della sua presentazione:

• il canale interno pur essendo obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dal Decreto con riferimento ai soggetti e alle modalità di presentazione delle segnalazioni interne che devono essere in grado di garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e degli altri soggetti tutelati;
• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito da parte della persona o dell’ufficio designati;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere (sulla base di circostanze concrete allegate e informazioni effettivamente acquisibili e, quindi, non su semplici illazioni), che, se effettuasse una segnalazione interna: i) alla stessa non sarebbe dato efficace seguito; ii) questa potrebbe determinare il rischio di ritorsione;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

 

Per la trasmissione all’ANAC delle segnalazioni esterne effettuate in forma scritta il whistlebower dovrà avvalersi della piattaforma informatica disponibile nel sito istituzionale dell’Autorità, compilando il modulo all’uopo predisposto. In alternativa, le segnalazioni esterne possono essere effettuate in forma orale mediante servizio telefonico con operatore messo a disposizione dall’Autorità ovvero, su richiesta motivata della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole, secondo le modalità pubblicate nel sito istituzionale nonché nel rispetto delle linee guida adottate in materia dall’ANAC. Le segnalazioni orali, oggetto di registrazione e successivo inserimento sulla piattaforma ANAC, avranno una durata non superiore a 15 minuti e potranno essere presentate esclusivamente nei giorni e nelle fasce orarie stabilite dall’Ufficio e rese note mediante pubblicazione nel sito istituzionale dell’ANAC.

 

Per effettuare la segnalazione esterna ad ANAC si invita i destinatari del presente protocollo operativo di avvalersi del “Whistleblowing - Modulo per la segnalazione di condotte illecite ai sensi del decreto legislativo n. 24/2023” disponibile al seguente indirizzo: https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/

 

 

1. 7. Divulgazione pubblica:

 

Kineo Energy & Facility S.r.l. informa i destinatari del presente protocollo operativo che gli stessi possono effettuare una segnalazione altresì tramite divulgazione pubblica.

 

Con la divulgazione pubblica le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque attraverso mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone (es. social network e canali di comunicazione quali facebook, twitter, youtube, instagram).

 

Come per la segnalazione prevista al n. 3.6, anche la divulgazione pubblica delle violazioni deve avvenire nel rispetto delle condizioni previste dal Decreto, affinché il segnalante possa beneficiare delle tutele riconosciute dallo stesso. In particolare, la protezione sarà riconosciuta se al momento della divulgazione ricorra una delle seguenti condizioni:

• a una segnalazione interna, a cui l’ente non ha dato riscontro in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla segnalazione nei termini previsti (tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione), ha fatto seguito una segnalazione esterna ad ANAC la quale, a sua volta, non ha fornito riscontro al segnalante entro termini ragionevoli (tre mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, sei mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei sette giorni dal ricevimento);
• la persona ha già effettuato direttamente una segnalazione esterna ad ANAC la quale, tuttavia, non ha dato riscontro al segnalante in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla segnalazione entro termini ragionevoli (tre mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, sei mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei sette giorni dal ricevimento);
• la persona effettua direttamente una divulgazione pubblica in quanto, sulla base di motivazioni ragionevoli e fondate alla luce delle circostanze del caso concreto, ritiene che la violazione possa rappresentare un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• la persona effettua direttamente una divulgazione pubblica poiché sulla base di motivazioni ragionevoli e fondate alla luce delle circostanze del caso concreto ritiene che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni oppure possa non avere efficace seguito (es. teme che possano essere occultate o distrutte prove oppure teme che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa).

 

Nella divulgazione pubblica, ove il soggetto riveli volontariamente la propria identità, non viene in rilievo il profilo della tutela della riservatezza, ferme restando tutte le altre forme di protezione previste dal Decreto per il whistlebower.

 

Laddove, invece, il soggetto divulghi violazioni utilizzando, ad esempio, uno pseudonimo o un nickname, che comunque non ne consenta l’identificazione, ANAC tratterà la divulgazione alla stregua di una segnalazione anonima e avrà cura di registrarla, ai fini della conservazione, per garantire al divulgatore, in caso di disvelamento successivo dell’identità dello stesso, le tutele previste se ha comunicato ritorsioni (vedi 3.5).

 

 

1. 8. Denuncia all’autorità giudiziaria:

Kineo Energy & Facility S.r.l. informa i destinatari del presente protocollo operativo che, in alternativa e/o in aggiunta alla segnalazione, gli stessi possono sempre rivolgersi alle Autorità nazionali competenti, giudiziarie e contabili, per inoltrare una denuncia di condotte illecite di cui questi siano venuti a conoscenza nel contesto lavorativo.

 

 

1. 9. Trattamento dei dati personali:

Kineo Energy & Facility S.r.l. informa i segnalanti che l’acquisizione e la gestione delle segnalazioni avviene in conformità alla normativa in materia di tutela dei dati personali. La Società assicura pari grado di tutela anche agli altri soggetti cui si applica la tutela della riservatezza, quali il facilitatore, la persona coinvolta e la persona menzionata nella segnalazione, in quanto “soggetti interessati” dal trattamento dei dati.

 

Kineo Energy & Facility S.r.l. informa che titolare del trattamento dei dati è Kineo Energy & Facility S.r.l., Via dell’Arcoveggio, 70, 40129 Bologna, Italia. Sul sito internet di Kineo Energy & Facility S.r.l., nella sezione dedicata alla Privacy Policy, è possibile consultare l’informativa relativa al trattamento dei dati personali.

 

In base alle previsioni della normativa in materia di dati personali e del Decreto, i titolari del trattamento, i responsabili del trattamento e le persone autorizzate da Kineo Energy & Facility S.r.l. a trattare i dati personali sono tenuti a rispettare, in particolare, i seguenti principi fondamentali:

• trattare i dati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dei soggetti interessati («liceità, correttezza e trasparenza»);
• raccogliere i dati solo al fine di gestire e dare seguito alle segnalazioni da parte dei soggetti tutelati dal Decreto («limitazione della finalità»);
• garantire che i dati siano adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati («minimizzazione dei dati»);
• assicurare che i dati siano esatti e, se necessario, aggiornati («esattezza»);
• conservare i dati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per il tempo necessario al trattamento della specifica segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione («limitazione della conservazione»);
• effettuare il trattamento in maniera da garantire un’adeguata sicurezza dei dati personali, compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali («integrità e riservatezza»). Il ricorso a strumenti di crittografia è da ritenersi una misura adeguata a dare attuazione, fin dalla progettazione e per impostazione predefinita, al predetto principio di integrità e riservatezza;
• definire un modello di gestione delle segnalazioni in conformità ai principi di protezione dei dati personali. In particolare, tali misure devono fare in modo che non siano resi accessibili, in via automatica senza il tramite del titolare del trattamento o soggetto autorizzato, dati personali a un numero indefinito di soggetti;
• effettuare, nella fase di progettazione del canale di segnalazione e dunque prima dell’inizio del trattamento, una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati nei casi in cui il trattamento delle segnalazioni possa comportare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone interessate, al fine di individuare e applicare le necessarie misure tecniche per evitare tale rischio;
• rendere ex ante ai possibili interessati (ad es. segnalanti, segnalati, persone interessate dalla segnalazione, facilitatori, ecc.) un’informativa sul trattamento dei dati personali, mediante la pubblicazione di documenti informativi (es. tramite sito web, piattaforma);
• assicurare l’aggiornamento del registro delle attività di trattamento, integrandolo con le informazioni connesse a quelle di acquisizione e gestione delle segnalazioni;
• garantire il divieto di tracciamento dei canali di segnalazione;
• garantire, ove possibile, il tracciamento dell’attività del personale autorizzato nel rispetto delle garanzie a tutela del segnalante, al fine di evitare l’uso improprio di dati relativi alla segnalazione.

 

Kineo Energy & Facility S.r.l. informa, infine, i soggetti coinvolti o menzionati nella segnalazione che, con riferimento ai propri dati personali trattati nell’ambito della segnalazione, essi non possono esercitare i diritti che il GDPR riconosce agli interessati (il diritto di accesso ai dati personali, il diritto a rettificarli, il diritto di ottenerne la cancellazione o cosiddetto diritto all’oblio, il diritto alla limitazione del trattamento, il diritto alla portabilità dei dati personali, di opposizione al trattamento e di reclamo al Garante Privacy): ciò in quanto dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante.